Legal Notice & Data Privacy
Deutsche Version
Die Hochschule Karlsruhe ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin, Prof. Dr. Rose Marie Becker, gesetzlich vertreten, Tel.: +49 (0)721 925-1001 bzw. -1002, Fax: +49 (0)721 925-1005.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, Stuttgart
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a Umsatzsteuergesetz:
DE-14 35 89 180
Texte, Bilder, Grafiken sowie das gesamte Layout wurden an der Hochschule Karlsruhe bzw. in deren Auftrag erstellt und unterliegen dem Schutz des Urheberrechts. Sie dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Hochschule kopiert, verändert oder auf anderen Internetseiten wiedergegeben werden. Allgemein zugängliche Texte dürfen von Dritten auch auszugsweise nur dann genutzt werden, wenn die Hochschule Karlsruhe als Urheber genannt wird. Nutzungsrechte für einzelne Elemente können auf Anfrage durch die Hochschule erteilt werden.
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Haftungsansprüche gegen die Hochschule, die sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die aus der Nutzung bzw. Nichtnutzung der hochschuleigenen Internetseiten resultieren oder aus der Nutzung fehlerhafter bzw. unvollständiger Informationen, schließen sich grundsätzlich aus, sofern seitens der Hochschule kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.
Die Hochschule behält sich vor, Teile der Internetseiten oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Publikation zeitweise bzw. endgültig einzustellen.
Der Prozess der Neuausrichtung der Hochschule und die Entwicklung der Corporate Identity des Corporate Design CI/CD und der Website wurde begleitet von den Agenturen CAPITALE (Wien, Berlin) und Schöne Neue Kinder (SNK, München).
Haftungsausschluss:
Sofern Teile oder einzelne Formulierungen des Impressums bzw. der eingefügten Datenschutzerklärung der geltenden Rechtsvorschriften nicht, nicht mehr oder nur teilweise entsprechen, bleiben die übrigen Teile dieser Dokumente in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.
E-Mail Webmaster:
webmaster@h-ka.de
Internet:
www.h-ka.de
Weiterführende Links:
https://www.h-ka.de/impressum/vertragsbedingungen
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Datenschutzhinweise für die ILIAS Plattform
Wir, die Hochschule Karlsruhe, (nachfolgend auch „HKA“, „wir“ oder „uns“) informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der ILIAS Plattform sowie über die Ihnen zustehenden Datenschutzrechte.
1. Name und Kontaktdaten der/des Verantwortlichen
Hochschule Karlsruhe
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
E-Mail: datenschutz@h-ka.de
Tel: 07219250
2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
Prof. Dr. Thorsten Leize, Stellvertreter: Prof. Dr. Ingo Stengel
Hochschule Karlsruhe
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
Tel.: +49 (0)721 925-1373
E-Mail: datenschutz@h-ka.de
3. Informationen zu relevanten Verarbeitungszwecken
3.1 Durchführung von Lehrveranstaltungen
3.1.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Lehrveranstaltungen online durchführen zu können. Dies umfasst insbesondere folgende Zwecke:
- Bereitstellung von (interaktiven) Lehr-/Lernmaterialien und Ablage von (studentischen) Materialen (u.a. Portfolios, Skripte, Foliensätze, Videos oder Online-Übungen ggfs. inkl. Tracking des Lernfortschritts)
- Management der Teilnehmenden (u.a. Anwesenheit, Terminverwaltung, Zugangskontrolle)
- Kommunikation und Zusammenarbeit von Lehrenden und Studierenden (u.a. internes Kommunikationssystem, Chat)
- Nachweis von Prüfungsleistungen (u.a. Durchführung, Bewertung, Sicherung, Dokumentation etc.)
3.1.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Sofern Sie Studierende sind, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) i.V.m. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
Sofern Sie Lehrende sind, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) i.V.m. § 15 Landesdatenschutzgesetz.
3.1.3. Empfänger:
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unseren technischen Dienstleister „Databay“, der diese Daten im Auftrag der HKA verarbeitet.
3.1.4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung:
Ihre Daten werden nicht an Drittländer übermittelt. Es kann jedoch sein, dass sich Lehrende und/oder Studierende der HKA teilweise in Drittländern (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) aufhalten.
3.1.5. Speicherdauer:
Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die von uns verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. grundsätzlich werden Nutzerdaten in Kursräumen 12 Monate nach Beendigung des Kurses gelöscht. Der Benutzeraccount für Lehrende wird 12 Monate nach Beendigung des Vertrags gelöscht. Der Benutzeraccount für Studierende wird nach Abschluss des Studiums gelöscht, es sei denn die Daten werden noch zur Ausstellung von Studiums-Zertifikaten benötigt.
3.1.6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.1.7. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Um die Lehrveranstaltung durchführen zu können, sind Studierende verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie uns diese nicht bereitstellen, können wir das Angebot der Lehrveranstaltung nicht erfüllen und Ihnen können rechtliche Nachteile entstehen.
Lehrende sind ebenfalls verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, da wir ansonsten nicht die Pflichten und Rechte aus dem Vertragsverhältnis erfüllen bzw. wahrnehmen können und Ihnen daraus rechtlich Nachteile entstehen können.
3.1.8. Quelle der personenbezogenen Daten:
Wir erheben die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von Ihnen. Lediglich Leistungsbewertungen können von den zuständigen Lehrenden stammen.
3.2 Sicherung der Qualität des Studien- und Qualifizierungsangebots
3.2.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Wir anonymisieren einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten, um auf Grundlage der anonymisierten Daten die Qualität des Studien- und Qualifizierungsangebots sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere folgende Zwecke:
- Qualitätssicherung (u. a. zur Lehr- und Lehrveranstaltungsevaluation, Evaluation von Angeboten zur wissenschaftlichen Weiterbildung, Studienverlaufsuntersuchungen)
- Rechenschaftslegung, Statistik, Lehr-/Lern- und Wirkungsforschung sowie zur Evaluation (u.a. im Rahmen von Lehrinnovationen, Programmen, Initiativen, Projekten und Unterstützungsangeboten im Bereich Studium, Lehre und Internationales)
3.2.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) i.V.m. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz sowie § 5 Abs. 2 Nr. 2 und § 13 Landesdatenschutzgesetz.
3.2.3. Empfänger:
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unseren technischen Dienstleister „Databay“, der diese Daten im Auftrag der HKA verarbeitet.
3.2.4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung:
Ihre Daten werden nicht an Drittländer übermittelt. Es kann jedoch sein, dass sich Lehrende und/oder Studierende der HKA teilweise in Drittländern (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) aufhalten.
3.2.5. Speicherdauer:
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert wie der Prozess der Anonymisierung dauert.
3.2.6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.2.7. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten besteht nur in dem unter Ziffer 3.1.7. dargestellten Umfang.
3.2.9. Quelle der personenbezogenen Daten:
Wir erheben die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von Ihnen. Lediglich Leistungsbewertungen können von den zuständigen Lehrenden stammen.
3.3 Sicherstellung der Funktionalität, Stabilität und Sicherheit der ILIAS Plattform
3.3.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Funktionalität, Stabilität und Sicherheit der ILIAS Plattform sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere folgende Zwecke:
- Gewährleistung der Usability
- Regelmäßige Qualitätssicherung (z.B. Erkennung von Servererreichbarkeit)
- Sicherung der Zugangsbeschränkungsmechanismen
3.3.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) i.V.m. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
3.3.3. Empfänger:
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unseren technischen Dienstleister „Databay“, der diese Daten im Auftrag der HKA verarbeitet.
3.3.4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung:
Ihre Daten werden nicht an Drittländer übermittelt. Es kann jedoch sein, dass sich Lehrende und/oder Studierende der HKA teilweise in Drittländern (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) aufhalten.
3.3.5. Speicherdauer:
Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die von uns verfolgten Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist, d.h. grundsätzlich bis 7 Tage nach ihrer Erhebung.
3.3.6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.3.7. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Die Bereitstellung der Protokolldaten ist erforderlich, um die ILIAS Plattform nutzen zu können. Die Nichtbereitstellung führt dazu, dass wir Ihnen die Nutzung nicht anbieten können, was für Sie zu rechtlichen Nachteilen führen könnte.
3.3.8. Quelle der personenbezogenen Daten:
Die Protokolldaten (Datum/Uhrzeit, IP-Adresse, Betriebssystemkennung, Browserkennung, http Statuscode, URL, übertragene Datenmenge) werden automatisch von Ihrem Browser an uns übermittelt.
3.4 Cookies
3.4.1. Zweck(e) der Datenverarbeitung:
Wir setzen Cookies auf der ILIAS Plattform ein, um den sicheren Betrieb der Lernplattform garantieren zu können. Dabei handelt es sich um folgende Cookies:
- PHPSESSID (Sessioncookie): Dieses Cookie enthält eine zufällige Folge aus Buchstaben und Zahlen zur Identifikation des Besuchers und zur Verhinderung von Angriffen von Dritten.
- ilClientId (Mandantenerkennung): Dieses Cookie enthält den Namen des aktuellen ILIAS-Clients (Mandanten) und wird verwendet, um zu erkennen, welcher Client (Mandant) genutzt wird.
3.4.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) i.V.m. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
Die Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Gerät bzw. auf Informationen, die auf dem Gerät gespeichert sind ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien.
3.4.3. Empfänger:
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unseren technischen Dienstleister „Databay“, der diese Daten im Auftrag der HKA verarbeitet.
3.4.4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung:
Ihre Daten werden nicht an Drittländer übermittelt. Es kann jedoch sein, dass sich Lehrende und/oder Studierende der HKA teilweise in Drittländern (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) aufhalten.
3.4.5. Speicherdauer:
Wir speichern Ihre Daten nur für die Dauer Ihrer jeweiligen Sitzung.
3.4.6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
3.4.7. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung:
Da es sich um technisch unbedingt erforderliche Cookies handelt, ist die Bereitstellung der Daten erforderlich, um die ILIAS Plattform nutzen zu können. Die Nichtbereitstellung führt dazu, dass wir Ihnen die Nutzung nicht anbieten können, was für Sie zu rechtlichen Nachteilen führen könnte.
3.4.8. Quelle der personenbezogenen Daten:
Die Cookies erheben die unter 3.4.1 genannten Daten direkt von Ihrem Gerät.
4. Betroffenenrechte
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (15 DSGVO). Sofern personenbezogene Daten zum Zweck der Forschung verarbeitet werden, kann das Recht auf Auskunft insoweit beschränkt werden, als dieses Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungszwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.
- die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (16 DSGVO). Sofern personenbezogene Daten zum Zweck der Forschung verarbeitet werden, kann das Recht auf Berechtigung insoweit beschränkt werden, als dieses Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungszwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.
- die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (17 DSGVO).
- die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. an Stelle einer Löschung der Daten (18 DSGVO). Sofern personenbezogene Daten zum Zweck der Forschung verarbeitet werden, kann das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung insoweit beschränkt werden, als dieses Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungszwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.
- Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).
- eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf,7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Einzelfallbezogenes Widerrufsrecht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) oder von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern personenbezogene Daten zum Zweck der Forschung verarbeitet werden, kann das Widerspruchsrecht insoweit beschränkt werden, als dieses Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungszwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) oder von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern personenbezogene Daten zum Zweck der Forschung verarbeitet werden, kann das Widerspruchsrecht insoweit beschränkt werden, als dieses Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungszwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungszwecke notwendig ist.Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes. Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Stand: August 2023
English Version
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Liability claims against the university relating to material or non-material damage resulting from the use or non-use of the university's own Internet pages or from the use of incorrect or incomplete information are excluded as a matter of principle, provided that there is no evidence of wilful intent or gross negligence on the part of the university.
The University reserves the right to change, supplement or delete parts of the website or the entire website without prior notice, or to discontinue publication temporarily or permanently.
The process of realigning the university and developing the corporate identity of the corporate design CI/CD and the website was accompanied by the agencies CAPITALE (Vienna, Berlin) and Schöne Neue Kinder (SNK, Munich).
Non-liability:
If parts or individual formulations of the imprint or the inserted data protection declaration do not, no longer or only partially comply with the applicable legal provisions, the remaining parts of these documents remain unaffected in their content and validity.
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Data Privacy
Data privacy information for the ILIAS platformWe, Karlsruhe University of Applied Sciences, (hereinafter also referred to as "HKA", "we" or "us") hereby inform you about the processing of your personal data in connection with the ILIAS platform and about the data protection rights to which you are entitled.
1. Name and contact details of the responsible person(s)
Karlsruhe University of Applied Sciences
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
E-mail: datenschutz@h-ka.de
Tel: 07219250
Karlsruhe University of Applied Sciences
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
E-mail: datenschutz@h-ka.de
Tel: 07219250
2. Contact details of the data protection officer
Prof. Dr. Thorsten Leize, Deputy: Prof. Dr. Ingo Stengel
Karlsruhe University of Applied Sciences
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
Phone: +49 (0)721 925-1373
E-mail: datenschutz@h-ka.de
Prof. Dr. Thorsten Leize, Deputy: Prof. Dr. Ingo Stengel
Karlsruhe University of Applied Sciences
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
Phone: +49 (0)721 925-1373
E-mail: datenschutz@h-ka.de
3. Information on relevant processing purposes
3.1 Implementation of courses
3.1.1 Purpose(s) of data processing:We process your personal data in order to be able to conduct teaching events online. This includes in particular the following purposes:
- Provision of (interactive) teaching/learning materials and storage of (student) materials (including portfolios, lecture notes, slide sets, videos or online exercises, if applicable, including tracking of learning progress).- Management of participants (e.g. attendance, appointment management, access control)- Communication and collaboration between teachers and students (e.g. internal communication system, chat)- Verification of examination results (e.g. performance, assessment, backup, documentation, etc.)
3.1.2 Legal basis for data processing:If you are a student, the data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.If you are a teacher, the data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (performance of a task in the public interest/exercise of official authority) in conjunction with. § 15 Landesdatenschutzgesetz.
3.1.3 Recipients:We transmit your personal data to our technical service provider "Databay", which processes these data on behalf of HKA.
3.1.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.1.5 Storage period:We store your data for as long as it is necessary for the purposes we pursue, i.e., in principle, user data in course rooms is deleted 12 months after the course ends. The user account for teachers is deleted 12 months after the end of the contract. The user account for students is deleted after completion of the study program unless the data is still needed for issuing study certificates.
3.1.6 Automated Decision Making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.1.7 Provision obligation and consequences of non-provision:In order to be able to conduct the course, students are obliged to provide us with their personal data. If they do not provide us with them, we will not be able to fulfill the offer of the course and you may suffer legal disadvantages.
Teachers are also obliged to provide the personal data, otherwise we cannot fulfill or exercise the obligations and rights arising from the contractual relationship and you may suffer legal disadvantages as a result.
3.1.8 Source of personal data:We generally collect personal data directly from you. Only performance evaluations may originate from the responsible teachers.
3.2 Assurance of the quality of the study and qualification offer.
3.2.1 Purpose(s) of data processing:We anonymize part of your personal data in order to ensure the quality of the study and qualification offer on the basis of the anonymized data. This includes in particular the following purposes:
- Quality assurance (e.g. for teaching and course evaluation, evaluation of offers for academic continuing education, study progression studies)- Accountability, statistics, teaching/learning and impact research as well as evaluation (e.g. in the context of teaching innovations, programs, initiatives, projects and support services in the area of studies, teaching and international affairs)
3.2.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz as well as § 5 Abs. 2 Nr. 2 and § 13 Landesdatenschutzgesetz.
3.2.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.2.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.2.5 Storage period:Personal data will be stored only as long as the process of anonymization lasts.
3.2.6 Automated Decision Making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.2.7 Duty to provide and consequences of not providing:There is an obligation to provide your personal data only to the extent set out in section 3.1.7.
3.2.9 Source of personal data:We generally collect personal data directly from you. Only performance evaluations may originate from the responsible teachers.
3.3 Ensuring the Functionality, Stability and Security of the ILIAS Platform
3.3.1 Purpose(s) of Data Processing:We process your personal data to ensure the functionality, stability and security of the ILIAS Platform. In particular, this includes the following purposes:
- Ensuring usability- Regular quality assurance (e.g. detection of server accessibility)- Securing access restriction mechanisms
3.3.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
3.3.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.3.4 Intended Third Country Transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.3.5 Storage period:We store your data for as long as it is necessary for the purposes of the processing pursued by us, i.e. in principle until 7 days after their collection.
3.3.6 Automated decision-making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.3.7 Obligation to provide data and consequences of non-provision:The provision of the log data is required in order to use the ILIAS platform. Failure to provide will result in us not being able to offer you use, which could result in legal disadvantages for you.
3.3.8 Source of Personal Data:The log data (date/time, IP address, operating system identifier, browser identifier, http status code, URL, amount of data transferred) is automatically transmitted to us by your browser.
3.4 Accountability
3.4.1 Purpose(s) of Data Processing:We transmit the following personal data to the German Academic Exchange Service (Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.) in order to fulfill our accountability obligations within the framework of the statistics on grantees:
- First name and surname- gender- course of study- Nationality
3.4.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
3.4.3 Recipients:We transfer your personal data to the German Academic Exchange Service (Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.).
3.4.4 Intended Third Country Transfer:Your data will not be transferred to third countries.
3.4.5 Storage period:For the storage period, we refer to 3.1.5.
3.4.6 Automated decision making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.4.7 Obligation to provide data and consequences of non-provision:Regarding the obligation to provide data, we refer to 3.1.7.
3.5 Cookies
3.5.1 Purpose(s) of data processing:We use cookies on the ILIAS platform to be able to guarantee the secure operation of the learning platform. These are the following cookies:
- PHPSESSID (session cookie): This cookie contains a random sequence of letters and numbers to identify the visitor and prevent third-party attacks. - ilClientId (client identifier): This cookie contains the name of the current ILIAS client (client) and is used to identify which client (client) is being used.
3.5.2 Legal basis(s) for data processing:The data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
The legal basis for accessing your device or information stored on the device is § 25 Abs. 2 Nr. 2 of the Act on the Regulation of Data Protection and Privacy in Telecommunications and Telemedia.
3.5.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.5.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.5.5 Storage period:We store your data only for the duration of your respective session.
3.5.6 Automated decision-making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.5.7 Obligation to provide and consequences of not providing:As these are technically essential cookies, the provision of the data is required in order to use the ILIAS platform. Failure to provide will result in us not being able to offer you use, which could lead to legal disadvantages for you.
3.5.8 Source of Personal Data:The cookies collect the data mentioned in 3.4.1 directly from your device.
4. Data subject rightsIf the legal requirements are met, you have the following rights:
To request confirmation as to whether we are processing personal data relating to you; if this is the case, you have the right of access to this processing (Article 15 DSVGO). If personal data is processed for the purpose of research, the right of access may be restricted to the extent that this right is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the research purposes and the restriction is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To request the rectification of inaccurate personal data concerning you and the completion of incomplete personal data concerning you (Art.16 DSVGO). Where personal data are processed for the purpose of research, the right to authorization may be limited to the extent that such right is likely to make impossible or seriously prejudice the achievement of the research purposes and the limitation is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To request the erasure of personal data concerning you, inter alia, if the processing was carried out unlawfully or is no longer necessary (Art. 17 DSVGO).• To request the restriction of the processing of personal data concerning you, inter alia in lieu of erasure of the data (Art. 18 DSVGO). Where personal data are processed for research purposes, the right to restrict processing may be limited to the extent that such right is likely to make impossible or seriously jeopardize the achievement of the research purposes and the restriction is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To receive personal data relating to you that you have provided in a structured, commonly used and machine-readable format or to transfer it to another controller, provided that the processing is carried out with the aid of automated procedures and is based on your consent or a contract with you (data portability, Art. 20 DSGVO).• revoke at any time with effect for the future any consent you have given us to process your personal data (revocation of consent, Art. 7 DSGVO). The lawfulness of the processing of your data until the revocation remains unaffected.
Individual right of objection:You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you on the basis of Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) or Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (balancing of interests).
If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the purpose of asserting, exercising or defending legal claims. If personal data is processed for the purpose of research, the right to object may be limited to the extent that this right is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the research purposes and the limitation is necessary for the fulfillment of the research purposes.
You can contact us at any time to assert your data subject rights. To do so, please use the contact details of the data controller mentioned above under point 1.
If you believe that the processing of your personal data violates data protection law, you may also file a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU member state or federal state of your habitual residence, place of work or the place of the alleged violation you are complaining about. This also applies to the supervisory authority responsible for us: The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Germany.
Status: September 2023
3.1 Implementation of courses
3.1.1 Purpose(s) of data processing:We process your personal data in order to be able to conduct teaching events online. This includes in particular the following purposes:
- Provision of (interactive) teaching/learning materials and storage of (student) materials (including portfolios, lecture notes, slide sets, videos or online exercises, if applicable, including tracking of learning progress).- Management of participants (e.g. attendance, appointment management, access control)- Communication and collaboration between teachers and students (e.g. internal communication system, chat)- Verification of examination results (e.g. performance, assessment, backup, documentation, etc.)
3.1.2 Legal basis for data processing:If you are a student, the data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.If you are a teacher, the data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (performance of a task in the public interest/exercise of official authority) in conjunction with. § 15 Landesdatenschutzgesetz.
3.1.3 Recipients:We transmit your personal data to our technical service provider "Databay", which processes these data on behalf of HKA.
3.1.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.1.5 Storage period:We store your data for as long as it is necessary for the purposes we pursue, i.e., in principle, user data in course rooms is deleted 12 months after the course ends. The user account for teachers is deleted 12 months after the end of the contract. The user account for students is deleted after completion of the study program unless the data is still needed for issuing study certificates.
3.1.6 Automated Decision Making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.1.7 Provision obligation and consequences of non-provision:In order to be able to conduct the course, students are obliged to provide us with their personal data. If they do not provide us with them, we will not be able to fulfill the offer of the course and you may suffer legal disadvantages.
Teachers are also obliged to provide the personal data, otherwise we cannot fulfill or exercise the obligations and rights arising from the contractual relationship and you may suffer legal disadvantages as a result.
3.1.8 Source of personal data:We generally collect personal data directly from you. Only performance evaluations may originate from the responsible teachers.
3.2 Assurance of the quality of the study and qualification offer.
3.2.1 Purpose(s) of data processing:We anonymize part of your personal data in order to ensure the quality of the study and qualification offer on the basis of the anonymized data. This includes in particular the following purposes:
- Quality assurance (e.g. for teaching and course evaluation, evaluation of offers for academic continuing education, study progression studies)- Accountability, statistics, teaching/learning and impact research as well as evaluation (e.g. in the context of teaching innovations, programs, initiatives, projects and support services in the area of studies, teaching and international affairs)
3.2.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz as well as § 5 Abs. 2 Nr. 2 and § 13 Landesdatenschutzgesetz.
3.2.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.2.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.2.5 Storage period:Personal data will be stored only as long as the process of anonymization lasts.
3.2.6 Automated Decision Making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.2.7 Duty to provide and consequences of not providing:There is an obligation to provide your personal data only to the extent set out in section 3.1.7.
3.2.9 Source of personal data:We generally collect personal data directly from you. Only performance evaluations may originate from the responsible teachers.
3.3 Ensuring the Functionality, Stability and Security of the ILIAS Platform
3.3.1 Purpose(s) of Data Processing:We process your personal data to ensure the functionality, stability and security of the ILIAS Platform. In particular, this includes the following purposes:
- Ensuring usability- Regular quality assurance (e.g. detection of server accessibility)- Securing access restriction mechanisms
3.3.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
3.3.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.3.4 Intended Third Country Transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.3.5 Storage period:We store your data for as long as it is necessary for the purposes of the processing pursued by us, i.e. in principle until 7 days after their collection.
3.3.6 Automated decision-making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.3.7 Obligation to provide data and consequences of non-provision:The provision of the log data is required in order to use the ILIAS platform. Failure to provide will result in us not being able to offer you use, which could result in legal disadvantages for you.
3.3.8 Source of Personal Data:The log data (date/time, IP address, operating system identifier, browser identifier, http status code, URL, amount of data transferred) is automatically transmitted to us by your browser.
3.4 Accountability
3.4.1 Purpose(s) of Data Processing:We transmit the following personal data to the German Academic Exchange Service (Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.) in order to fulfill our accountability obligations within the framework of the statistics on grantees:
- First name and surname- gender- course of study- Nationality
3.4.2 Legal basis(s) for data processing:Data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
3.4.3 Recipients:We transfer your personal data to the German Academic Exchange Service (Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.).
3.4.4 Intended Third Country Transfer:Your data will not be transferred to third countries.
3.4.5 Storage period:For the storage period, we refer to 3.1.5.
3.4.6 Automated decision making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.4.7 Obligation to provide data and consequences of non-provision:Regarding the obligation to provide data, we refer to 3.1.7.
3.5 Cookies
3.5.1 Purpose(s) of data processing:We use cookies on the ILIAS platform to be able to guarantee the secure operation of the learning platform. These are the following cookies:
- PHPSESSID (session cookie): This cookie contains a random sequence of letters and numbers to identify the visitor and prevent third-party attacks. - ilClientId (client identifier): This cookie contains the name of the current ILIAS client (client) and is used to identify which client (client) is being used.
3.5.2 Legal basis(s) for data processing:The data processing is based on Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse/Ausübung öffentlicher Gewalt) in conjunction with. § 12 Abs. 1 S. 1 Landeshochschulgesetz.
The legal basis for accessing your device or information stored on the device is § 25 Abs. 2 Nr. 2 of the Act on the Regulation of Data Protection and Privacy in Telecommunications and Telemedia.
3.5.3 Recipients:We transfer your personal data to our technical service provider "Databay", which processes this data on behalf of HKA.
3.5.4 Intended third country transfer:Your data will not be transferred to third countries. However, it may be that teachers and/or students of the HKA are partly in third countries (countries outside the European Economic Area).
3.5.5 Storage period:We store your data only for the duration of your respective session.
3.5.6 Automated decision-making (Art. 22 DSGVO):Automated decision-making including profiling does not take place.
3.5.7 Obligation to provide and consequences of not providing:As these are technically essential cookies, the provision of the data is required in order to use the ILIAS platform. Failure to provide will result in us not being able to offer you use, which could lead to legal disadvantages for you.
3.5.8 Source of Personal Data:The cookies collect the data mentioned in 3.4.1 directly from your device.
4. Data subject rightsIf the legal requirements are met, you have the following rights:
To request confirmation as to whether we are processing personal data relating to you; if this is the case, you have the right of access to this processing (Article 15 DSVGO). If personal data is processed for the purpose of research, the right of access may be restricted to the extent that this right is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the research purposes and the restriction is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To request the rectification of inaccurate personal data concerning you and the completion of incomplete personal data concerning you (Art.16 DSVGO). Where personal data are processed for the purpose of research, the right to authorization may be limited to the extent that such right is likely to make impossible or seriously prejudice the achievement of the research purposes and the limitation is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To request the erasure of personal data concerning you, inter alia, if the processing was carried out unlawfully or is no longer necessary (Art. 17 DSVGO).• To request the restriction of the processing of personal data concerning you, inter alia in lieu of erasure of the data (Art. 18 DSVGO). Where personal data are processed for research purposes, the right to restrict processing may be limited to the extent that such right is likely to make impossible or seriously jeopardize the achievement of the research purposes and the restriction is necessary for the fulfilment of the research purposes.• To receive personal data relating to you that you have provided in a structured, commonly used and machine-readable format or to transfer it to another controller, provided that the processing is carried out with the aid of automated procedures and is based on your consent or a contract with you (data portability, Art. 20 DSGVO).• revoke at any time with effect for the future any consent you have given us to process your personal data (revocation of consent, Art. 7 DSGVO). The lawfulness of the processing of your data until the revocation remains unaffected.
Individual right of objection:You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you on the basis of Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) or Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (balancing of interests).
If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the purpose of asserting, exercising or defending legal claims. If personal data is processed for the purpose of research, the right to object may be limited to the extent that this right is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the research purposes and the limitation is necessary for the fulfillment of the research purposes.
You can contact us at any time to assert your data subject rights. To do so, please use the contact details of the data controller mentioned above under point 1.
If you believe that the processing of your personal data violates data protection law, you may also file a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU member state or federal state of your habitual residence, place of work or the place of the alleged violation you are complaining about. This also applies to the supervisory authority responsible for us: The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Germany.
Status: September 2023